En el Perú, el uso de las firmas electrónicas se encuentra regulado por la Ley N.º 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, y su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N.º 052-2008-PCM, que reconocen tres modalidades principales: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma digital o cualificada, esta última respaldada por la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).
Pese a este marco legal, persiste el debate sobre la eficacia y fuerza probatoria de las firmas electrónicas generadas fuera de la IOFE —como ocurre con DocuSign— y sobre su capacidad para producir efectos jurídicos plenos en distintos ámbitos, como el civil, laboral o administrativo. En realidad, la interrogante no radica en saber si las firmas electrónicas son válidas —pues la ley les reconoce validez, sino en qué condiciones garantizan autenticidad, integridad y no repudio, elementos esenciales para su fiabilidad como medio de prueba.
Bajo esta perspectiva, en el presente análisis examinaremos los elementos constitutivos y el alcance jurídico de las firmas electrónicas en el Perú. En primer lugar, se desarrollará la naturaleza y tipología de las firmas electrónicas; en segundo lugar, se abordará su régimen jurídico y probatorio aplicable, analizando el caso de DocuSign®, como ejemplo de firma electrónica avanzada dentro del marco legal peruano.
I. NATURALEZA DE LAS FIRMAS ELECTRÓNICAS
Antes de abordar propiamente las firmas electrónicas, conviene recordar de manera breve el punto de partida. La firma manuscrita o firma autógrafa, entendida como la manifestación material y personal de la voluntad del firmante sobre un soporte físico constituye la forma natural de identificarse, siendo en esencia un garabato personal y distintivo para complementar documentación (Blum, Sztern, & López De Luise, 2009).
Tradicionalmente esta firma ha sido suficiente para dotar de validez a la mayoría de los documentos privados, salvo en aquellos casos en que la ley exige formalidades adicionales, como la intervención de un notario para verificar la identidad del firmante. En ese sentido, las firmas electrónicas surgen como una evolución de esta práctica tradicional, trasladando al entorno digital las mismas funciones esenciales: identificar al firmante, expresar su consentimiento y garantizar la integridad del documento, sin requerir presencia física ni soporte en papel.
De acuerdo con lo mencionado, existen tres modalidades de firma electrónica, la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma digital o cualificada, diferenciadas principalmente por su nivel de vinculación con la identidad del firmante, su capacidad de detección de alteraciones y su fuerza probatoria:
Firma simple: Es cualquier método electrónico que exprese el consentimiento del firmante, como un clic de aceptación, cualquier símbolo, garabato, código o conjunto de datos en formato electrónico que el firmante utiliza para expresar tal consentimiento o aprobación del contenido de un documento digital. El ejemplo típico es la firma escaneada.
Firma avanzada: Se trata de aquella firma que permite identificar al firmante y detectar cualquier modificación ulterior del documento firmado, es el símbolo o rúbrica en formato electrónico que cumple con requisitos especiales establecidos expresamente en la ley como el vincular al firmante de manera única, permitiendo su identificación, control exclusivo y detectando alteraciones en el documento. El ejemplo típico es la firma con doscusign.
Firma Digital o Cualificada: Constituye el nivel más alto de autenticidad y seguridad dentro del sistema de firmas electrónicas, pues permite vincular de manera única e inequívoca a una persona con un documento electrónico mediante un certificado digital emitido por una entidad acreditada ante INDECOPI, dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE). El ejemplo típico es la firma digital propuesta por empresas por llama.pe en que se indica “firma digital con certificado digital”.
II. RÉGIMEN JURÍDICO Y PROBATORIO APLICABLE A LAS FIRMAS ELECTRÓNICAS
Régimen general aplicable
De acuerdo con el artículo 141 del Código Civil Peruano, la manifestación de voluntad puede expresarse por medios electrónicos o similares, siempre que permitan la identificación del emisor y la conservación del contenido del acto, en ese sentido, la firma electrónica, en cualquiera de sus niveles —simple, avanzada o digital—, constituye una forma válida de expresar consentimiento.
Por su parte, el artículo 245 del código procesal civil peruano establece que un documento privado adquiere fecha cierta cuando ocurre alguno de los supuestos expresamente previstos, entre ellos, la muerte del otorgante, su presentación ante funcionario o notario público (para certificar la fecha o legalizar firmas), su difusión a través de un medio público de fecha determinada o determinable, u otros casos análogos. Excepcionalmente, el juez también puede reconocer como fecha cierta aquella que haya sido determinada mediante medios técnicos que le generen convicción.
En ese sentido, si bien es cierto que las firmas electrónicas avanzadas y digitales no generan por sí mismas “fecha cierta” en el sentido estricto del artículo 245 del Código Procesal Civil, sí pueden constituir medios técnicos idóneos que generen convicción al juez sobre la fecha y autenticidad de la suscripción electrónica, por ejemplo, cuentan con un mecanismo de sellado de tiempo, siendo fácil identificar la fecha y hora exacta de la firma.
Por su parte, la firma electrónica simple carece de mecanismos que permitan verificar con certeza la identidad del firmante o garantizar la integridad del documento, lo que reduce su eficacia probatoria frente a las modalidades avanzadas o digitales.
Un ejemplo práctico de reconocimiento normativo se encuentra en el Informe N.° 0135-2021-MTPE/2/14.1, emitido por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo del Perú, el cual reconoce la validez del uso de los 3 tipos de firmas electrónicas para la suscripción de contratos de trabajo, adendas contractuales, acuerdos o convenios individuales entre el trabajador y el empleador, entre otros. Sin embargo, debido a las limitaciones técnicas de la firma electrónica simple, su utilización no garantiza plenamente el no repudio del documento.
El cargo de la prueba varía según la modalidad de firma electrónica utilizada, dado que quien invoque como auténtica una firma electrónica simple o avanzada deberá acreditar su validez y autoría, en cambio, tratándose de una Firma Digital o Cualificada, le correspondería a quien la desconoce demostrar su falsedad o adulteración.
Por ello, se recomienda conservar los documentos electrónicos en su formato original, junto con los datos que permitan determinar su origen, destino, fecha y hora de envío y recepción; por su parte la firma digital no requiere mecanismos adicionales para conservar dicho documento a salvo de adulteraciones y asegurar el cumplimiento del principio de equivalencia funcional y la integridad del contenido del documento electrónico.
Finalmente, una buena práctica contractual en base a estas firmas consiste en incorporar una cláusula de aceptación de firma electrónica, mediante la cual las partes reconozcan expresamente la validez y equivalencia funcional de cualquiera de ellas frente a la firma manuscrita, ello contribuye a fortalecer la seguridad jurídica, reducir riesgos de controversia y facilitar la aceptación probatoria del documento en sede administrativa o judicial.
Régimen específico aplicable
Habiendo expuesto el marco general sobre las firmas electrónicas, corresponde ahora desarrollar el régimen específico aplicable a cada una de sus modalidades.
1. La Firma Electrónica Simple, puede consistir en una firma escaneada insertada en un documento PDF, una marca digital generada mediante un sistema de aceptación en línea (como seleccionar “aceptar” o “rechazar” en una página web), o incluso una confirmación enviada por correo electrónico. Todas estas manifestaciones de voluntad son jurídicamente válidas en tanto expresan el consentimiento del firmante y cumplen la función de vincularlo con el contenido del documento.
Sin embargo, su eficacia probatoria es limitada, ya que carece de mecanismos técnicos que garanticen de manera fehaciente la identidad del firmante o la integridad del documento. Por ejemplo, en el caso de una confirmación enviada por correo electrónico, el remitente podría alegar que su cuenta fue utilizada por un tercero, hackeada o que nunca otorgó su consentimiento, lo que debilita su fuerza probatoria.
Este mismo problema ha sido advertido en otras jurisdicciones, como la española, donde plataformas especializadas —como Firmafy — señalan que la firma electrónica simple puede ser cuestionada o incluso denegada como medio de prueba judicial, debido a su menor nivel de fiabilidad e imposibilidad de acreditar con certeza la identidad del firmante.
En el contexto peruano, ocurre algo similar: aunque la firma electrónica simple es legalmente válida conforme a la Ley N.º 27269, su valor probatorio dependerá de los elementos complementarios que acrediten su autenticidad, tales como registros de envío, trazabilidad del correo electrónico o evidencia de correspondencia entre las partes.
2. La Firma Electrónica Avanzada no se basa únicamente en la manifestación de voluntad, sino en un sistema que permite verificar con certeza la identidad del firmante y vincularlo directamente con el contenido firmado.
De acuerdo con la normativa, este tipo de firma es plenamente válida siempre que cumpla con las siguientes características: a) está vinculada de manera única al firmante; b) permite la identificación del firmante; c) ha sido creada con datos de firma que el firmante genera y controla personalmente; y d) vinculada al documento de forma que cualquier modificación posterior pueda ser detectada.
Estas características reproducen las garantías de la firma manuscrita, pero mediante medios tecnológicos que refuerzan la autenticidad, integridad y trazabilidad del documento. Plataformas especializadas como DocuSign® implementan la firma electrónica avanzada cumpliendo con dichas características, al permitir firmar, enviar y gestionar documentos de forma remota con altos estándares de seguridad.
En el plano probatorio, la firma electrónica avanzada ofrece una fuerza jurídica superior a la firma simple, pues incorpora elementos verificables que permiten acreditar quién firmó, cuándo y desde dónde lo hizo; elementos técnicos —como el sellado de tiempo, la geolocalización, los metadatos del dispositivo, las direcciones IP o incluso los datos biométricos del trazo— permiten demostrar la autenticidad del firmante, la integridad del documento y el consentimiento otorgado.
Gracias a ello, los documentos firmados mediante este tipo de plataformas son aceptados como medios de prueba válidos en sede judicial o administrativa, inclusive, en países como España, donde la jurisprudencia reconoce su eficacia para acreditar de manera fiable tanto la identidad del firmante como la veracidad de los hechos consignados, siendo una de las pruebas digitales más comunes en los procesos judiciales.
Sin embargo, en el contexto peruano, aunque la firma electrónica avanzada —incluida la implementada mediante plataformas como DocuSign®— goza de validez jurídica, no asegura por sí sola el principio de no repudio, por lo tanto, en caso de controversia, será necesario verificar técnicamente su autenticidad.
3. Firma Digital o Cualificada, este tipo de firmas son válidas siempre y cuando sean firmas emitidas mediante certificados digitales otorgados por entidades acreditadas ante el INDECOPI y dicha acreditación se actualiza de manera periódica en la “Lista de Proveedores de Servicios de Certificación Digital” publicada en su portal institucional, permitiendo verificar qué entidades están actualmente habilitadas para emitir certificados con validez jurídica en el país.
Debe tenerse presente que las firmas electrónicas digitales conservan su validez únicamente dentro del entorno electrónico que permite verificar los elementos técnicos que las sustentan; es decir, deben mantenerse en su formato original. En esa misma línea, Llama.pe advierte que imprimir un documento firmado digitalmente destruye los códigos criptográficos que garantizan su autenticidad e integridad, impidiendo verificar su validez técnica, por lo tanto, la imagen visible de la firma en una copia impresa no constituye la firma electrónica en sí misma, pues esta reside en el documento digital, donde la copia impresa solo tiene valor referencial y no sustituye al archivo electrónico original, salvo que se acompañe de los medios de verificación correspondientes —como el archivo original o su certificado digital— que permitan acreditar su autenticidad ante una autoridad judicial o administrativa.
Desde una perspectiva probatoria, la firma digital ofrece el máximo nivel de fiabilidad jurídica entre todas las modalidades de firma electrónica, al permitir acreditar de forma indubitable la identidad del firmante, la integridad del documento y el momento exacto de su suscripción, esto se debe a que cada firma digital se encuentra vinculada criptográficamente al certificado emitido por un proveedor acreditado, y cualquier intento de modificación del contenido firmado genera una invalidación automática del certificado, en términos técnicos, se sustenta en un par de claves criptográficas —una clave privada, que pertenece únicamente al firmante y sirve para generar la firma, y una clave pública, que permite a terceros verificar su validez.
En sede judicial o administrativa, la firma digital goza de presunción de autenticidad, de conformidad con el artículo 4 del Reglamento, en consecuencia, los documentos firmados digitalmente se consideran auténticos, íntegros y no repudiables, sin necesidad de verificación adicional, a diferencia de la firma electrónica simple o avanzada, por lo tanto, en caso de controversia sobre la validez de la firma digital, el Juez podrá solicitar a la Autoridad Administrativa Competente el nombramiento de un perito especializado en firmas digitales para la comparación, la cual se realiza en un ambiente electrónico aplicando el Software de Verificación de la firma digital.
En la práctica, esta modalidad se aplica con frecuencia en el sector público:
- En el Poder Judicial, la Resolución Administrativa N.º 260-2015-CE-PJ dispuso el uso obligatorio de firmas digitales por jueces, secretarios judiciales y funcionarios.
- En materia de títulos valores, el artículo 6 de la Ley de Títulos Valores permite el uso de firma digital o electrónica, previo acuerdo entre las partes, con la misma validez que una manuscrita.
- El Banco Central de Reserva del Perú (BCRP) y el Congreso de la República también emplean firmas digitales de forma regular en sus comunicaciones y actos administrativos.
Sin duda esta última brinda más seguridad jurídica y eficacia frente a terceros.
